在民主國家,許多大大小小的決策都是要經過開會討論投票決定的。美國是民主國家的代表者,”開會”這件事,在這裡是平常不過的事。以前念書的時候很少有機會參與決策;到了工作的時候,開會的機會多了,不過我又不是老闆,所以開會時就跟韋小寶一樣”腦中自行想像有興趣的事物”。然而,有一年我被選為一個committee的chair,chair要主持會議,所以當然要依照議事規則行事。別說在美國了,就算在台灣,也沒什麼機會接觸議事規則,更把所念的議事規則早就忘的一乾二淨了。

不過美國人既然對開會這麼重視,那當然有一套嚴謹的議事規則,那就是世界獨一無二的Robert's Rule of Order。這套議事規則起源於美國南北戰爭時代,目前美國國會,法院,以及一般機構的會議,都是依照這套規則行事。我在此解釋幾個最常用到的規定,就算你不會主持會議,但一定有機會參與會議的,稍微了解一下Robert's Rule of Order,也會對會議的流程更為了解。

通常開會前,主席會列出agenda,上面會列出:
-開會的時間地點
-通過上次開會的議事紀錄(全體人員確定上次開會紀錄沒有問題後,再投票批准: Approval of minutes
-主席報告(Reports of chair)
-其它委員會報告(Reports of comittees)
-接續上回會議未討論完的事項(Old business)
-臨時動議 (New business)
-會議結束 (Meeting adjourn)

開會程序則如下:
1. 先確定參與開會人數達到最低要求的人數 (Quorum)

2. Obtaining the floor:  floor是指發言權。在民主國家開會,不能想發言就發言,必須經過主席同意得到發言權,才能表達自己的意見。

3. Making motions: 有人提出否個提議(motion)時,必須要有人附議(second),才能決定是否要討論這項提議。提議的人可以用"I move"來開頭,例如:"I move we adopt the meeting minutes of October 10." 

要附議的人說聲:I second 就行了。如果這個motion是由某個committee(組織中的委員會)提出的,就不需要附議,因為這個motion已經由委員會中的人同意了。

4.此時主席要重覆敘述一次這個提議,然後與會者才能開始針對這個提議討論。主席必須說:
"There is a motion on the floor to adopt the meeting minutes on October 10. Is there any discussion?"

5.討論完之後,可以根據討論結果修改提議(amendment),或是投票表決(vote)。投票表決時,主席會說:"All those in favor say 'Aye'. Those opposed please saying ‘no’." 這是用聲音表決。當然也有舉手或投票表決的方式。

6.投票結束,主席報告投票結果:"The ayes have it, and the motion is passed."

7.最後,會員可以提出會議結束(adjourn meeting)的提議,同樣的也是需要有人附議,然後再投票贊成是否結束會議。如果沒有其它事項需要討論,主席也可以宣布會議結束。

這就是最陽春版的開會流程了!有機會的話,可以看看國會開會的頻道,就知道Robert's Rule of Order是多麼鉅細靡細,可以想到的狀況都已經被包括了!

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